Jak praca zespołowa staje się mniej stresująca i bardziej produktywna

Według badań firmy konsultingowej Connected Commons, managerowie spędzają 85% swojego czasu pracy na komunikacji. To znacznie więcej niż dziesięć lat temu, ponieważ działania zespołowe zyskują na znaczeniu. Choć praca zespołowa może prowadzić do innowacyjnych rezultatów, częste rozmowy, które są niezbędne, odciągają uwagę od faktycznej pracy i mogą prowadzić do przeciążenia – co niekoniecznie sprzyja produktywności współpracy.

Autorzy Rob Cross, Scott Taylor i Deb Zehner przyjrzeli się globalnym firmom i przeanalizowali kroki, które możesz podjąć, aby kooperacja stała się bardziej strategiczna, dzięki czemu praca zespołowa będzie produktywna, a jednocześnie pozostanie Ci wystarczająco dużo czasu w skupioną, cichą pracę.

Większość pracowników na całym świecie wykonuje większość swojej pracy w zespołach. Może to prowadzić do wielkich rzeczy, ale może też zawodzić w najdrobniejszych. Dobra praca zespołowa nie jest celem samym w sobie, ale kruchą konstrukcją, którą należy pielęgnować.

Przeanalizuj przyczyny

Stare niemieckie przysłowie „Wgląd to pierwszy krok do poprawy” sprawdza się również w tym przypadku. Najpierw musisz zdać sobie sprawę, iż jesteś przeciążony spotkaniami, a następnie zacząć szukać przyczyn. Proste pytanie: „Dlaczego zgodziłem się na tyle współprac?” może pomóc Ci znaleźć odpowiedź. Skup się wyłącznie na własnych powodach, a nie na powodach szefa czy firmy. Często odpowiedzi mają związek z Twoim wizerunkiem i poczuciem własnej wartości. Czy jesteś bardzo pomocny i dlatego angażujesz się w każdy projekt? Czy może kieruje Tobą nienasycona ciekawość? A może również przekształcasz współpracę w osobisty projekt i dlatego nie potrafisz się z niej wycofać? Dojdź do sedna sprawy!

Jak prawidłowo udzielać informacji zwrotnej? Co jednoczy mój zespół? Jak podejść do kolejnych etapów kariery? W zestawie narzędzi Harvard Business Manager menedżerowie znajdą wiedzę, która będzie bezpośrednio przydatna w ich codziennej pracy przywódczej.

Zmniejsz liczbę spotkań

Po przeanalizowaniu przyczyn, czas skupić się na sednie sprawy: Twoim harmonogramie. Aby wyrwać się z tego błędnego koła, musisz proaktywnie odwoływać lub eliminować spotkania i wspólne działania. Tylko wtedy będziesz mieć wystarczająco dużo energii, aby skutecznie uczestniczyć w naprawdę ważnych spotkaniach.

Przejrzyj harmonogram z ostatnich kilku miesięcy i przeanalizuj każde z cyklicznych spotkań. Z których spotkań możesz zrezygnować? Gdzie pierwotnie uczestniczyłeś ze względu na swoją wiedzę specjalistyczną, którą później możesz przekazać grupie? Pomocna jest również rozmowa z kolegami o ich zainteresowaniach. Pozwala to na delegowanie projektów osobom, które pasjonują się danym tematem. Jasno określ swoje cele osobiste i określ, które projekty przyczyniają się do ich realizacji. Ważne jest również, aby otwarcie rozmawiać z kolegami o wycofaniu się z pracy zespołowej. Wyjaśnij, iż nie opuszczasz grupy roboczej z powodu braku zainteresowania, ale dlatego, iż chcesz skupić się na innych projektach.

Wyznaczaj cele

Teraz, gdy masz mniej spotkań i projektów w kalendarzu, możesz zwiększyć ich produktywność. Możesz to zrobić, komunikując cele spotkania przed jego rozpoczęciem i ustalając z wyprzedzeniem jego agendę. jeżeli nie jesteś zaangażowany w planowanie, możesz poprosić moderatora o ustalenie agendy. To samo dotyczy spotkań, na które ktoś inny prosi. Możesz również wcześniej zapytać o cele spotkania. W ten sposób rozmowy, które faktycznie mają charakter współpracy, nie zbaczają z tematu i przyczyniają się do produktywnej pracy zespołowej.