Czy naprawdę od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna przestała być tymczasowym rozwiązaniem i stała się stałą częścią polskiego rynku pracy?
Nowe, kompleksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy ustawą z 1 grudnia 2022 r. i zaczęły obowiązywać 7 kwietnia 2023. To właśnie wtedy przestały obowiązywać ograniczenia wynikające z tymczasowych regulacji z 2 marca 2020 r., które były związane z sytuacjami epidemicznymi.
Od tego momentu praca zdalna w polskim prawie pracy zyskała jasne ramy — ustawodawca określił formy pracy zdalnej, zasady jej wprowadzenia oraz obowiązki pracodawcy i pracownika. Przepisy z 2023 r. obowiązują przez cały czas (stan na 2025 r.) i mają na celu ujednolicenie zasad BHP, ochrony danych oraz rozliczania kosztów związanych z pracą poza siedzibą pracodawcy.
Kluczowe wnioski
- Praca zdalna w kodeksie pracy od kiedy: główna data to 7 kwietnia 2023.
- Ustawa z 1 grudnia 2022 r. wprowadziła trwałe regulacje, zastępując przepisy z 2020 r.
- Przepisy definiują formy pracy zdalnej, w tym model hybrydowy.
- Regulacje z 2023 r. obejmują BHP, ochronę danych i rozliczanie kosztów.
- Stan prawny z 2023 r. obowiązuje przez cały czas i wpływa na praktyki pracodawców i pracowników.
Praca zdalna w kodeksie pracy od kiedy
Wejście w życie przepisów pracy zdalnej nastąpiło 7 kwietnia 2023. Od tej daty praca zdalna w kodeksie pracy od kiedy przestała być tymczasowym rozwiązaniem. Ustawodawca wprowadził trwałe regulacje, które porządkują zasady organizacji i uzgadniania pracy poza zakładem pracy.
Przed zmianą obowiązywały przepisy COVIDowe z 2 marca 2020 r. To prawo pozwalało na pracę zdalną tylko w warunkach stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz przez trzy miesiące po ich odwołaniu. Prawodawca uznał, iż potrzeba stałych rozwiązań.
Nowe regulacje z 2023 roku wyjaśniają, kiedy można pracować zdalnie. Określono zasady polecania, uzgodnienia oraz organizacji pracy zdalnej. Przepisy precyzują też prawa i obowiązki pracodawców oraz pracowników.
W sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak epidemia, stan nadzwyczajny czy siła wyższa, pracodawca zachowuje uprawnienie do polecenia pracy zdalnej. W takich przypadkach ustawodawca wymaga dodatkowych procedur, w tym oświadczenia pracownika o warunkach lokalowych i technicznych.
W praktyce oznacza to jasność dla firm i zatrudnionych. Wejście w życie przepisów pracy zdalnej daje ramy prawne dla codziennych decyzji dotyczących miejsca świadczenia pracy i związanych z tym obowiązków.
Definicja pracy zdalnej w polskim prawie pracy
Kodeks pracy wprowadził jasną definicję pracy zdalnej. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy z użyciem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Kluczowy warunek to ustalenie miejsca wykonywania pracy uzgodnione z pracodawcą. Gdy pracodawca narzuca lokalizację bez porozumienia, nie mamy do czynienia z pracą zdalną.
Formy pracy zdalnej obejmują stałą pracę zdalną oraz model hybrydowy, w którym część dni spędza się w biurze, a część poza nim.
Dopuszczalne lokalizacje to m.in. dom pracownika, coworking czy kawiarnia, pod warunkiem iż miejsce wykonywania pracy zostało uzgodnione z pracodawcą.
Nowa regulacja zastąpiła dotychczasową telepracę. Zmiana odzwierciedla realia po pandemii i ujednolica relacje prawne między pracownikiem a pracodawcą.
W praktyce zdalna praca a kodeks pracy oznacza potrzebę jasnych ustaleń w umowie lub aneksie. To chroni obie strony i zapobiega sporom dotyczącym miejsca i warunków pracy.
Uzgodnienie i tryb wprowadzenia pracy zdalnej
Pracę zdalną można ustalić już przy zawieraniu umowy o pracę albo wprowadzić w trakcie zatrudnienia. Wniosek pracownika o zmianę miejsca wykonywania obowiązków może być zgłoszony papierowo lub elektronicznie. Pracodawca może również zaproponować zmianę w wyjątkowych okolicznościach.
W pewnych sytuacjach zmiana warunków na wniosek pracownika lub polecenie pracodawcy nie wymaga formy pisemnej. To wyjątek od art. 29 § 4 Kodeksu pracy, który ułatwia szybkie wprowadzenie tryb pracy zdalnej w nagłych przypadkach.
Zasady wykonywania zadań poza zakładem pracy powinny znaleźć się w porozumieniu i regulamin pracy zdalnej między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Gdy porozumienie nie zostanie zawarte, pracodawca ustala regulamin po konsultacjach z przedstawicielami pracowników.
Brak porozumienia nie blokuje stosowania pracy zdalnej. Pracodawca ma prawo wprowadzić pracę zdalną na podstawie indywidualnego uzgodnienie pracy zdalnej z pracownikiem lub przez polecenie pracy zdalnej, gdy istnieje podstawa prawna do takiego działania.
Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę jest dopuszczalne w czasie stanu nadzwyczajnego, epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, a także przez trzy miesiące po ich odwołaniu. Może być stosowane, gdy z powodu siły wyższej zakład nie zapewnia bezpiecznych warunków.
Pracownik przed podjęciem pracy zdalnej musi złożyć oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych. Taki dokument zabezpiecza obie strony i wpisuje się w regulacje dotyczące home office obowiązujące w praktyce.
W praktyce najlepsze efekty daje jasne spisanie trybu pracy zdalnej i procedur komunikacji. Przejrzyste porozumienie i regulamin pracy zdalnej zmniejszają ryzyko sporów i ułatwiają codzienną współpracę między pracodawcą a zespołem.
Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
Przepisy prawne dotyczące pracy zdalnej wyznaczają jasne uprawnienia pracownika. Każdy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną papierowo lub elektronicznie.
Prawo do pracy zdalnej szczególnie przysługuje pracownicom w ciąży, rodzicom wychowującym dzieci do 4 lat oraz opiekunom osób z orzeczeniem o niepełnosprawności.
Obowiązki pracodawcy obejmują rozpatrzenie takich wniosków. jeżeli charakter pracy lub organizacja uniemożliwia wykonywanie zadań zdalnie, pracodawca ma obowiązek uzasadnić odmowę.
W pewnych sytuacjach termin na odpowiedź wynosi 7 dni roboczych. Zasady te wynikają z nowych przepisów dotyczących home office i zdalna praca a regulacje pracownicze je precyzują.
Pracodawca ma także obowiązek zapewnić narzędzia pracy i pokryć koszty związane z ich eksploatacją. Dotyczy to urządzeń technicznych, instalacji, serwisu oraz kosztów energii i usług telekomunikacyjnych.
Możliwe jest zastąpienie rzeczywistego zapewnienia sprzętu wypłatą ryczałtu lub ekwiwalentu. Takie rozwiązanie nie stanowi przychodu podlegającego podatkowi dochodowemu ani składkom ZUS.
Pracownik może korzystać ze sprzętu prywatnego za zgodą pracodawcy. W takim przypadku obowiązki pracodawcy obejmują zapewnienie bezpieczeństwa pracy przy użyciu tego sprzętu.
Strony ustalają ekwiwalent za wykorzystanie prywatnych urządzeń. Wysokość ustalana jest w porozumieniu, z uwzględnieniem warunków technicznych i kosztów eksploatacji.
Prawo do wycofania z pracy zdalnej ma i pracownik, i pracodawca. Wniosek o powrót do pracy stacjonarnej jest wiążący, a strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków.
Jeżeli nie dojdzie do porozumienia, powrót następuje po upływie 30 dni od złożenia wniosku, z pewnymi wyjątkami dotyczącymi wniosków wiążących.
| Wniosek o pracę zdalną | Możliwość złożenia wniosku papierowo lub elektronicznie | Rozpatrzenie wniosku, uzasadnienie odmowy |
| Grupy uprzywilejowane | Pracownice w ciąży, rodzice dzieci do 4 lat, opiekunowie osób niepełnosprawnych | Uwzględnienie wniosku chyba iż praca nie może być wykonywana zdalnie |
| Sprzęt i koszty | Prawo do narzędzi lub ekwiwalentu | Zapewnienie sprzętu, instalacja, serwis, pokrycie kosztów lub wypłata ryczałtu |
| Podatki i składki | Otrzymany ekwiwalent nie jest przychodem opodatkowanym | Wyłączone z opodatkowania i oskładkowania zgodnie z przepisami |
| Sprzęt prywatny | Możliwość użycia za zgodą pracodawcy i prawo do ekwiwalentu | Zadbanie o bezpieczeństwo pracy i ustalenie ekwiwalentu |
| Wycofanie z pracy zdalnej | Prawo do złożenia wniosku o powrót do pracy stacjonarnej | Ustalenie terminu powrotu; brak porozumienia skutkuje powrotem po 30 dniach |
Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona danych przy pracy zdalnej
Pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higiena pracy pracownika zdalnego na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy. Należy organizować stanowisko pracy zgodnie z przepisami BHP przy pracy zdalnej. Część obowiązków związanych z budynkiem czy wyposażeniem mieszkania spoczywa na zatrudnionym.
Wstępne szkolenie BHP może być przeprowadzone z użyciem środków komunikacji elektronicznej. Wszyscy pracownicy zdalni objęci są szkoleniami okresowymi, z wyjątkiem osób wykonujących pracę zdalną okazjonalnie. Pracodawca musi prowadzić ewidencję szkoleń oraz wymagać potwierdzeń od pracowników.
Obowiązkiem pracodawcy jest sporządzenie oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Dopuszczalne jest przygotowanie uniwersalnej oceny dla grup stanowisk. Na jej podstawie tworzy się informację o zasadach bezpiecznego wykonywania zadań i zapoznaje z nią pracownika.
Treść informacji BHP przy pracy zdalnej powinna obejmować organizację stanowiska, zasady bezpiecznego wykonywania pracy, czynności po zakończeniu pracy oraz postępowanie w sytuacjach awaryjnych. Informacje muszą być zrozumiałe i łatwo dostępne dla zatrudnionych.
Wypadki przy pracy zdalnej traktuje się według przepisów o wypadkach przy pracy. Pracodawca powołuje zespół powypadkowy, a oględziny miejsca wypadku realizowane są w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Zespół może odstąpić od oględzin, gdy dokumentacja wystarcza do ustalenia okoliczności.
Ochrona danych przy pracy zdalnej wymaga wdrożenia procedur zabezpieczających informacje osobowe. Pracodawca powinien określić zasady i zapewnić szkolenia oraz instruktaże. Wymagane jest potwierdzenie odbycia szkolenia przez pracownika.
Kontrole przestrzegania procedur ochrony informacji mogą odbywać się w miejscu wykonywania pracy zdalnej po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem. Przepisy dotyczące ochrony danych obligują do stosowania technicznych i organizacyjnych środków ochrony.
| Organizacja stanowiska | Zapewnienie wytycznych zgodnych z BHP przy pracy zdalnej | Przygotowanie i utrzymanie miejsca pracy w mieszkaniu |
| Szkolenia | Przeprowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych, dokumentacja | Uczestnictwo i potwierdzenie odbycia szkolenia |
| Ocena ryzyka | Sporządzenie oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej | Stosowanie się do zaleceń wynikających z oceny |
| Wypadki | Powołanie zespołu powypadkowego, prowadzenie postępowania | Zgłoszenie wypadku i kooperacja przy oględzinach |
| Ochrona danych | Wdrożenie procedur i szkolenia zgodne z przepisami dotyczące ochrony danych | Przestrzeganie zasad ochrony danych przy pracy zdalnej i zabezpieczanie urządzeń |
Okazjonalna praca zdalna i jej zasady
Okazjonalna praca zdalna to rozwiązanie, o które inicjatywnie występuje pracownik. Maksymalny wymiar to praca zdalna 24 dni w roku kalendarzowym. Wniosek nie tworzy automatycznego prawa do pracy z domu. Pracodawca może go przyjąć lub odmówić na podstawie wewnętrznych potrzeb.
Charakter prawny tej formy oznacza, iż niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej nie znajdują zastosowania. Przykładowo pracodawca nie jest zobowiązany do zapewnienia sprzętu ani do pokrywania kosztów eksploatacji, chyba iż strony uzgodnią inaczej.
W praktyce zasady pracy zdalnej przy okazjonalnym systemie warto zawrzeć na piśmie. Jasne reguły ograniczają spory. W piśmie można określić warunki kontroli BHP, ochrony danych oraz sposób dokumentowania dni pracy zdalnej.
Kontrola i BHP przez cały czas obowiązują. Strony mogą uzgodnić zakres oceny ryzyka, obowiązkowe szkolenia oraz zasady kontroli miejsca pracy. W niektórych przypadkach obowiązki szkoleniowe mogą zostać ograniczone, o ile prawo na to pozwala.
Ewidencja wykorzystania formy powinna trafić do rejestrów kadrowych. Informacje o korzystaniu z okazjonalnej pracy zdalnej mogą znaleźć się w świadectwie pracy i w systemach kadrowo-płacowych, takich jak wFirma.pl, po wydaniu stosownych rozporządzeń.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej pozostawiają stronie swobodę w ustaleniach. Jasne zasady pracy zdalnej pomagają chronić interesy pracownika i pracodawcy. Przestrzeganie prawa zmniejsza ryzyko sporów i zapewnia przejrzystość stosowania praca zdalna 24 dni.
Praktyczne implikacje dla pracodawców i pracowników
Dla pracodawców nowe przepisy prawne dotyczące pracy zdalnej wymagają konkretnych działań. Należy przygotować porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi lub regulamin pracy zdalnej, który określi grupy pracowników objętych zdalnością, zasady pokrywania kosztów, instalacji i serwisu sprzętu oraz procedury ochrony danych. Trzeba też zapewnić materiały i narzędzia albo ustalić ryczałt bądź ekwiwalent oraz przeprowadzić ocenę ryzyka i szkolenia BHP.
Pracownicy zyskują jasne prawa w modelu zdalnym. Po uzgodnieniu z pracodawcą mogą wykonywać zadania w sposób stały lub hybrydowy i składać wnioski papierowo lub elektronicznie. Szczególne uprawnienia przysługują kobietom w ciąży, rodzicom dzieci do 4 lat i opiekunom osób niepełnosprawnych. Pracownicy muszą współdziałać w zakresie BHP, utrzymywać porządek w miejscu pracy oraz potwierdzać udział w szkoleniach z ochrony danych.
Kontrola pracy zdalnej wymaga wyważenia prawa pracodawcy do nadzoru i ochrony prywatności pracownika. Kontrole mogą odbywać się w godzinach pracy, ale powinny być wcześniej uzgodnione i opisane w regulaminie lub porozumieniu, by nie naruszać miru domowego. W praktyce HR i IT konieczne są procedury zabezpieczenia danych, szyfrowanie, ograniczenia dostępu oraz polityki dotyczące korzystania z prywatnego sprzętu.
Kwestie kosztów i podatków mają praktyczne znaczenie dla polityki kadrowej. Ryczałty i zwroty kosztów nie stanowią przychodu do opodatkowania ani podstawy oskładkowania, co wpływa na budżet firmy. Wiele organizacji rozważa biura wirtualne lub coworking jako uzupełnienie modelu zdalnego. Ogólnie rzecz biorąc, praktyczne implikacje dla pracodawców i pracowników pokazują, iż zdalna praca a regulacje pracownicze dają ramy do elastyczności, ale wymagają proaktywnego podejścia do organizacji, bezpieczeństwa i kosztów.
